L’automatisation des tâches répétitives est un besoin dans de très nombreux domaines professionnels, car cela permet de faire gagner un temps considérable et de l’argent. La gestion locative est également concernée par cette automatisation et nous allons vous détailler dans cet article en quoi consiste l’automation, ce qu’il est possible d’automatiser et comment automatiser.
En quoi consiste l’automatisation ?
Un logiciel d’automatisation est un programme informatique qui permet d’automatiser des tâches et des processus. Il peut par exemple être utilisé pour effectuer des calculs complexes, gérer des bases de données, envoyer des emails en masse, ou encore pour générer des rapports à partir de données brutes. L’objectif d’un logiciel d’automatisation est généralement de faciliter et d’accélérer les tâches qui sont difficiles ou fastidieuses à effectuer manuellement, tout en réduisant les erreurs humaines.
En utilisant des outils technologiques pour remplacer ou augmenter les tâches effectuées par des êtres humains, on peut accélérer les processus et réaliser des tâches plus rapidement qu’en les faisant manuellement. De plus, en réduisant les erreurs humaines, l’automatisation peut également aider à éviter les retards et les problèmes qui peuvent survenir lorsqu’une tâche est effectuée manuellement.
L’automatisation dans la gestion locative
L’automatisation peut offrir un certain nombre d’avantages dans le cadre de sa gestion locative. Elle peut arriver à différentes étapes de la location. Avant l’entrée du locataire, durant l’entrée du locataire dans le logement, pendant la durée de location ou encore à la sortie du locataire. L’automatisation est très utile pour le bailleur ou le gestionnaire immobilier, car elle lui fait gagner du temps.
Dans certaines situations, l’automatisation peut faciliter la vie des locataires en leur permettant par exemple de payer leur loyer en ligne, de gérer leur compte en ligne, ou encore de signaler des problèmes dans leur logement de manière plus rapide et plus efficace.
Ce qu’il est possible d’automatiser
- La constitution d’un dossier locataire : L’automatisation peut offrir plusieurs avantages dans la constitution d’un dossier locataire. Tout d’abord, lors de la constitution d’un dossier locataire, il est possible d’automatiser un certain nombre de tâches notamment grâce à la data. En effet, il est, par exemple, possible de créer un lien entre le dossier locataire et les institutions officielles afin de collecter un certain nombre de données sur le locataire, tel que son avis fiscal. Ce type d’opération se fait avec son consentement. Cela lui permet d’éviter de chercher dans ses papiers le document nécessaire et cela permet au gestionnaire d’obtenir un certain nombre de données vérifiées et à jour
- Emission quittance de loyer : Une fois, le paiement du loyer par le locataire, le logiciel, grâce à la réconciliation comptable, va pouvoir faire un lien entre ce paiement et la facture (l’avis d’échéance) qui avait été préalablement
émise. Suite à cela, la quittance de loyer est établie et envoyée de manière automatique à l’ensemble des locataires. Ceci permet un gain de temps considérable, car l’ensemble des informations nécessaires (identités du locataire et du propriétaire, montant du loyer payé, date du paiement, etc.) sont remplies de manière automatique - Automatiser les relances : Dans le cas où le locataire aurait un retard de paiement, il est possible d’automatiser les relances faites au locataire. Ces relances ont pour but d’essayer de régler la situation à l’amiable avant de rentrer dans une situation conflictuelle où le propriétaire porte plainte contre son locataire. Ces relances peuvent également être faites afin d’obtenir une attestation d’assurance habitation à jour. En effet, certains logiciels gèrent également cette partie
- Révision automatique du loyer et des charges selon l’indice : Le loyer varie d’une année sur l’autre suivant un indice précis qui a été précisé au préalable dans le contrat de bail. Afin d’éviter un ensemble de calculs complexes permettant de déterminer le nouveau montant du loyer, certains logiciels permettent de faire ce calcul de manière automatique. Cela permet d’éviter une erreur humaine dans le calcul de l’indexation.
- Automatiser la mise en ligne d’annonce immobilière : A la sortie d’un locataire, il est possible d’automatiser la mise en ligne d’annonces immobilières. En publiant cette annonce en un seul endroit, l’annonce apparaît sur plusieurs site
Comment automatiser ces tâches ?
Il existe différentes façons d’automatiser l’ensemble de ces tâches.
Tout d’abord, il est possible de faire appel à un ou plusieurs logiciels spécialisés en une fonctionnalité.
Il existe par exemple des logiciels spécialisés en quittancement.
Il est également possible de faire appel à un logiciel de gestion locative plus complet qui regroupe un ensemble de fonctionnalités.
Il existe également des solutions qui vont permettre de faire un lien entre les institutions et le bailleur afin d’acquérir un ensemble de données nécessaires à la constitution du dossier locataire.
L'automatisation est l'avenir
L’automatisation des tâches répétitives fait partie de l’avenir. Le but n’est pas de remplacer les humains, mais de les appuyer afin de faciliter leur quotidien en évitant qu’ils perdent du temps sur des tâches chronophages.
