Services RH : Comment simplifier vos tâches en télétravail ?

Par l’équipe de KANNELLE

Selon une enquête (1du cabinet Malakoff Humanis, 39% des salariés du secteur privé sont en télétravail. 

Même si les salariés tendent à revenir au bureau une à deux fois par semaine, le télétravail est maintenant devenu une culture d’entreprise à part entière. Les services RH ont été en première ligne pour organiser le passage des entreprises en full remote. Loin d’être spécialistes, le corollaire de cette transition rapide pour eux fut une augmentation soudaine du nombre des tâches administratives.

Alors, comment pouvez-vous simplifier vos tâches quotidiennes à l’avenir, en tant que RH ? Cet article vous explique tout !

Les RH, fonction essentielle à l’entreprise pendant la crise 

Le rôle des RH est devenu d’autant plus indispensable depuis le début de la crise pour les entreprises. En effet, ayant des équipes travaillant à distance, ces derniers ont dû et doivent encore assurer la communication interne, le bien être des salariés et favoriser le lien entre les collaborateurs.

Ces tâches représentent du travail supplémentaire et une perte de temps sur leurs activités déjà existantes. Ils ont en effet dû assurer le passage de leur entreprise en télétravail, en gérant les nouveaux outils numériques ou encore en formant les collaborateurs à des solutions auxquelles ils n’étaient eux-mêmes pas des experts.

Après un an de télétravail et après avoir testé de nombreuses solutions, certaines ont largement facilité le travail du RH et feront partie intégrante de leur travail sur du long terme.

Les 8 outils pour simplifier vos tâches RH en télétravail !

  • Pour recruter, postez vos annonces en ligne ! En 2021, 89% des candidats (2) recherchent leur futur emploi en ligne. Ce qui était déjà très répandu avant la mise en place d’un télétravail généralisé est devenu la norme pour les entreprises. Nous vous conseillons d’utiliser Welcome To The Jungle. En effet, cette plateforme vous permet de trouver des candidats qui correspondent parfaitement à vos critères mais aussi à votre culture d’entreprise. Vous recevrez des candidats ciblés et cela en quelques clics.

  • Pour organiser votre recrutement, installez Calendly. Cette plateforme permet de joindre votre calendrier en ligne et d’indiquer vos disponibilités aux candidats. Plus besoin d’envoyer des dizaines de mail ou de tomber sur le répondeur des candidats. Ici, votre emploi du temps sera disponible pour tous les candidats qui n’auront qu’à prendre rendez-vous selon leurs disponibilités. Pratique pour gagner du temps !

  • Pour organiser des réunions/ des entretiens ou encore des feedbacks, il va de soit qu’il est désormais inévitable d’équiper l’ensemble des équipes d’un outil de visioconférence comme Google Meet ou Zoom. Notre conseil : choisissez-en un et formez vos collaborateurs à cet outil. Cela fera gagner un temps précieux que l’ensemble de l’entreprise partage la même solution. Vous pourrez prendre de leurs nouvelles, leur faire remonter des informations ou encore réaliser des entretiens avec le candidat et plusieurs personnes de l’équipe.

  • Pour l’onboarding à distance, utilisez la vidéo ! Il est souvent difficile d’accueillir une nouvelle recrue à distance. Manque de contact humain, d’informations sur l’entreprise, sur ses collaborateurs mais aussi sur les enjeux à venir… Cela est devenu un véritable casse-tête pour les recruteurs. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses méthodes pour simplifier cet onboarding, par exemple, la vidéo. Courtes vidéos d’introduction des équipes, de l’entreprise, des différents services… Vous avez l’embarras du choix. Le nouvel arrivant se sentira déjà expert de votre entreprise. Cela évite les longues heures de vidéos, fatigantes pour les collaborateurs et pour la nouvelle recrue. La solution vidéo Kannelle, par exemple, qui vous permet de réaliser des vidéos très simplement, sans compétences techniques en montage.

  • Pour le partage des données par vos employés, à l’onboarding ou pendant leur vie dans l’entreprise : afin de se soustraire de la collecte et du traitement fastidieux des justificatifs, utilisez une solution de transfert d’informations directement de base de données à base de données. Une solution comme MiTrust permet ainsi à un utilisateur de partager, en quelques clics, des données / documents fiables (RIB/IBAN, adresse/justificatif, attestation de droit social, justificatif de transport, etc.) directement depuis ses fournisseurs de service (banque, opérateur télécom, organisme de transport, services gouvernementaux, etc.) à son SIRH qui en fait la demande, sur son consentement et ce en quelques clics. Les partages périodiques peuvent même être complétement automatisés avec un unique pré-consentement !

  • Pour maintenir le lien et communiquer, utilisez des messageries instantanées. Slack, par exemple, vous permet d’envoyer des messages en tant réel avec chacun de vos collaborateurs, soit dans des channels dédiées (par exemple, channel RH, marketing…), soit directement en message privé. Vous pouvez animer cette messagerie pour garder le lien avec des gifs ou encore des emojis propres à chaque collaborateur. 

  • Pour numériser les bulletins de salaires mais aussi les prises de congés, utilisez des outils en ligne tel que PayFit. Impossible pour un RH de gérer tous les afflux de demandes de jours off, de vacances mais aussi les demandes en matière de salaire. Des outils en ligne tels que Payfit vont vous faciliter la tâche en télétravail mais aussi une fois revenu au bureau !

  • Pour signer des contrats en ligne, généraliser la signature électronique. Qui dit travail à distance dit pas de contact physique ! Heureusement les entreprises peuvent continuer de signer des contrats avec les fournisseurs mais aussi en interne avec les nouveaux arrivants ou les collaborateurs déjà en poste avec la signature électronique. Pour cela, vous pouvez utiliser Yousign, Docusign, Universign ou autres.

Conclusion : Le monde du travail a bien changé depuis un an. Même si la fonction RH avait déjà connu des changements digitaux, ils ont explosé grâce au télétravail. Il est donc important pour les RH de s’adapter et d’être continuellement informés des nouvelles technologie

Kannelle est la solution vidéo qui permet à tous les collaborateurs de réaliser des vidéos en 15 minutes chrono.
Cela grâce à 3 étapes:
– Le choix du scénario: adapté à vos besoins (formation, engagement collaborateur …)
– La captation: Filmez vous ou vos collaborateurs en ajoutant des images ou vidéos.
– Le montage automatique: Ajoutez des musiques, des sous titres et votre charte graphique.
Votre vidéo professionnelle est prête à être partagée!

MiTrust, intermédiaire de confiance pour le partage de données personnelles et professionnelles. La solution permet aux utilisateurs de partager des données fiables directement depuis des fournisseurs de service régulés (banques, opérateurs télécom, services gouvernementaux, etc.) en quelques clics, en temps réel et sous leur strict contrôle. Créée en 2018, la startup est basée en France et en Allemagne. Elle est actuellement présente dans 4 industries (services financiers, ressources humaines, économie collaborative, conformité fournisseurs)

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